7 hábitos para dominar el Correo electrónico

Hola, en esta ocasión te pasaré 7 tips para poder dominar el correo electrónico.

Hay muchos que piensan que el correo electrónico es algo que está muerto, que los servicios mensajería instantánea y sistemas de tickets han logrado cambiar la forma de trabajar, ciertamente nos han ayudado mucho, pero el correo electrónico como método de comunicación está mas vivo que nunca.

Es por eso que hoy te voy a dar los 7 hábitos que necesitas para dominar esta herramienta.

La regla de las 5 lineas

Esta regla nos dice que debemos dar a entender nuestro mensaje en 5 lineas o menos. Hay un triple beneficio aquí: En primera, respetaremos el tiempo de quien leerá nuestro correo, en segunda, nuestro tiempo invertido en la redacción será corto.

El tercer beneficio es que nuestro mensaje será claro, puesto que no tendremos texto de relleno que haga que nuestro lector se distraiga.

Elimina el correo basura

Es frecuente que mientras navegamos en internet nos suscribamos a listas de correos, esto porque nos lo piden para obtener acceso a un e-book, a cierta información o porque nos gustó tanto alguna pieza de contenido que nos suscribimos con la esperanza de recibir el mismo contenido siempre.

En ocasiones estamos en tantas listas de correos que del diario es mas correo de dichas listas que de las personas con las que hacemos negocio. Es importante entones que de manera regular nos de-suscribamos de las listas que no aportan nada bueno o que su contenido ya no es bueno.

A veces nos llega correo no solicitado, mandalo a la carpeta de SPAM, esto entrenará tu sistema de correo el cual empezará a enviar dicho correo automáticamente a una bandeja de correo no deseado.

Aprende a escribir con el teclado

Si escribes con dos dedos y cada letra la tienes que buscar entonces estas tardando mas tiempo de lo necesario. Escribir bien, con los 10 dedos y sin mirar el teclado mientras escribe te permite concentrarte en el mensaje que tratas de enviar, es casi casi como si lo estuvieras hablando.

Imaginate lo rápido que es redactar un correo o responder un mensaje si no tienes que ver el teclado, si cada palabra que pasa por tu mente se va directo al teclado de forma natural. Créeme, tardas 30 segundos en responder un mensaje.

Programa los tiempos para leer correos

Usualmente queremos estar pendientes de cada correo porque tenemos la idea de que cada mensaje es importante, y hasta cierto punto lo es. Es decir, no todos los mensajes son importantes, pero no queremos perdernos ese que si lo es.

Sin embargo, al estar siempre pendiente del correo perdemos el foco de las otras tareas que debemos realizar durante el día.

El correo electrónico si bien se usa mucho para notificaciones, recordemos que no es un mecanismo de comunicación eficiente si algo urge, para los casos cuando algo urge es mil veces mejor hablar por teléfono.

Dedica 5 minutos cada una o dos horas a aplicar la técnica de Inbox Zero en tu bandeja de entrada. No pierdas tiempo de mas, otras tareas requieren también tu atención.

Filtra tus mensajes

Usa los filtros de tu cliente de correo para redireccionar los mensajes con ciertos patrones de forma automática, por ejemplo, las notificaciones de tu sistema de tickets, que sea tu cliente de correo quien los acomode en una carpeta en particular para que no te estorben. Los mismo puedes hacer con las notificaciones del banco, o algunas listas de correo que si te interese conservar.

¿Solo dos minutos? entonces hazlo

A veces somos desidiosos para hacer las cosas, si tienes un correo y puedes responderlo en menos de 2 minutos (recuerda, escribir bien ayuda bastante con esto del tiempo) entonces hazlo, responde.

¿Tienes que pensarlo?, entonces déjalo para despues.

¿La respuesta lleva una explicación algo larga?, déjalo para despues

¿Otra persona puede responder mejor que tú?, entonces delega la respuesta; pero.

Si te toma dos minutos o menos responder, entonces hazlo.

Valora tu tiempo

El tiempo es un recurso no renovable que todos los días tenemos que gastar o invertir en el mejor de los casos. Invierte tu tiempo en algo productivo. Hazte esta pregunta antes de responder cada mensaje: ¿Vale el tiempo que le voy a dedicar?.

Si es propaganda podrás invertirle 15 segundos y es mucho, si requiere mas tiempo entonces no vale la pena.

Pero si lo tienes que responder casi siempre la respuesta será sí, porque aplicarás la regla de los 2 minutos o menos.

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