fbpx

Como se integran: Tickets – E-mail

Ya hemos hablado de la importancia del correo electrónico y apenas ayer mencionabamos lo importante de un sistema de tickets para poder tener una lista de actividades y un registro de lo que sucede en ellas, pero que relación hay entre un sistema de tickets y el correo electrónico?.

Bien, recordemos que el correo electrónico puede potenciar nuestra productividad si lo sabemos usar, un sisstema de tickets tiene como proposito potenciar nuestra productividad tambien, debe haber forma de mezclarlos.

computer-3368242_1920

En el correo electrónico tenemos mensajes permanentes que nos enviamos con otras personas, a veces escribimos nosotros solicitando algo, a veces estas personas nos piden algo a nosotros, pero se han dado cuenta de la gran cantidad de veces que un correo es solo una notificación?

Recibimos notificaciones de todo tipo, cada compra/deposito del banco, Facebook nos manda una porque hemos iniciado sesión en un nuevo navegador. Incluso el tan llamado “SPAM” que nos llega porque dimos nuestra dirección en alguna app o al registrarnos para un servicio.

Entonces, el correo electrónico es el perfecto sistema de notificación. Cuando alguien actualice un ticket en el cual tenemos alguna participación recibiremos una notificación. De esta forma no tenemos que estar constantemente revisando el sistema de tickets, basta con revisar el correo electrónico.

Estas notificaciones puden ser bastantes (si tenemos participación en varios tickets), por lo mismo, es conveniente poner una regla en nuestro cliente de correo electrónico para que mueva estos correos a un folder en particular, esto para que no se nos haga grandísima nuestra bandeja de entrada.

Además de servir de notificación, estos correos por parte del sistema de tickets, en muchas ocaciones se pueden responder y esto significa agregar un comentario en el ticket. Entonces, con esto podemos responder de forma rápida (agregar comentarios) al ticket, solo respondemos el correo con el nuevo comentario y listo. Se verá reflejado en el sistema, es decir, podemos trabajar mientras andamos.

telephone-586268_640.jpg

Otros sistemas de tickets tambien aceptan comandos desde el correo, para cambiar el status del ticket, para reasignarlo, para cambiar algun componente, o descripción, etc. Esto depende mas del sistema de tickets, pero es algo que se puede hacer.

Que vamos a hacer entonces?

Trabajar con el correo y los tickets es facil si seguimos la metodologia de Inbox Zero, mantener en nuestra bandeja de entrada solo los correos en los que vamos a trabajar, delegar los que alguien mas puede hacer, borrar/cerrar aquellos tickets que ya se realizaron o no se pueden completar por X razón y postponer aquellos que tienen menos importancia.


Tienes duda sobre esto?. Mandame un correo a marco punto islas en mkzhost.com, o escribenos en el area de chat.