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Inbox Zero, que es y como lograrlo

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Como ya platicamos anteriormente, el correo electrónico es una herramienta fundamental en la productividad de una empresa o de forma personal. Pero como lograr ser mas eficiente con el correo electrónico?, es decir, ya enviamos correos significativos, ya nos comunicamos mas eficientemente, sin embargo, es tedioso lidiar con ese montón de correos diariamente.

La solución a este problema es como ya lo supondrás,

Inbox Zero.

Inbox Zero es una metodología muy rigurosa del manejo del correo electrónico que busca manter tu bandeja de correo electrónico vacía (o casi vacia) todo el tiempo.

Inbox Zero fue desarrollada por el experto Merlin Mann. De acuerdo a Mann, el “zero” (cero) no hace referencia a el numero de mensajes en el INBOX; es la cantidad de tiempo que un empleado pasa en su “Inbox”. El punto de Mann es que el tiempo de atención es finito y cuando la bandeja de entrada (Inbox) se confunde con una lista de tareas la productividad sufre.

Mann identifica cinco acciones posibles para manejar cada mensaje: borrar, delegar, responder, diferir y hacer.

Aquí algunos tips para el manejo efectivo de acuerdo a Mann.

  • No dejes el cliente de correo electrónico abierto
  • Procesa el correo de forma periódica en el día, pero no pases todo el tiempo ahí, por mucho una vez cada hora.
  • Primero borra o archiva tantos correos te sea posible.
  • Entonces reenvia aquellos que puedan ser respondidos por alguien mas.
  • Inmediatamente responde los nuevos mensajes que pueden ser respondidos en dos minutos o menos.
  • Mueve los nuevos mensajes que requieren mas de dos minutos en responder (y los mensajes que pueden ser repsondidos despues) a un folder separado llamado “Requieren respuesta”.
  • Dedica un teimpo para repsonder estos mensajes que “requieren respuesta” durante el dia, pero solo atiendelos durante este horario.

Con esto lograremos limpiar nuestra bandeja de entrada de correos electrónicos, sobre todo en el punto numero 3 veremos un gran decremento de mensajes.

¿Como identificar tipo de correo ?

Identificar el tipo de correo electrónico es facil, primero necesitarás dar un visto rápido a tu bandeja de entrada, mientras vayas revisando tu bandeja, si tu cliente de correo electrónico soporta ve seleccionando los correos por la categoria en la que trabajas, y luego aplica la acción.

A Borrar

Estos correos son notificaciones, boletines, publicidad o invitaciones que muchas veces nos llegan a la bandeja porque estamos suscritos a algun servicio. La mayoria los puedes identificar por la dirección de correo electrónico o servicio del que provengan (paypal, Facebook, twitter, etc..) o por el “asunto” del correo electrónico.

Muchas veces con solo leer el “asunto” y a sabemos de que trata y podemos sin problema borrarlo.

A Archivar

Esto es muy similar a los correos a borrar, con la diferencia que te interesa tener la copia “por cualquier cosa”. Estos usualmente son notificaciones, o respuestas a hilos que nosotros mismos iniciamos. No tengas miedo de archivar, seguirá en tu correo, pero en otra carpeta y siempre podrás consultarlo, la ventaja es que no estorbará en tu Inbox.

A Delegar

Son correos que alguien envió a ti pero algun miembro del equipo puede responder mejor que tú. Por ejemplo, te llegó un correo sobre contabilidad pero tu no eres el contador, reenvia el correo al contador y que el se encargue de aclaralo.

Llego un correo de soporte, pero aunque eres jefe de soporte, alguien mas en el equipo deberá resolverlo, dale, reenvialo.

Solo una cosa: no lo pierdas de vista, pide a tu compañero que al responder lo haga con copia a ti para que te enteres. Y este correo de respuesta, una vez que lo hayas leido, archivalo.

Atender inmediatamente

Correos que te conviene atender en el momento, por ejemplo, porque alguien espera tu respuesta, eso si, recuerda, el correo electrónico de ninguna manera es un sistema para notificaciones inmediatas, no sabes cuando el recipiente leerá el mensaje, si tu mensaje es “urgente” entonces habla por telefono o que te hablen.

Una vez dicho esto, antender mensajes inmediatos es porque conviene atenderlos ahora, deberán ser pocos y tu respuesta no deberá tardar mas de 2 minutos en elaborarse, recuerda, no vas a escribir una novela.

Estos mensajes son principalmente de trabajo o porque alguien necesita la respuesta y coviene enviarsela lo antes posible.

Atender después

Son mensajes que no importa mucho cuando los respondas, los deberás atender y seguiras los mismos principios de un correo electrónico bien redactado, pero, no es imperante que los respondas inmediatamente.

Mensajes por parte de amigos, familiares o personas que no tengan que ver con trabajo, que no signifiquen una mejoria en la productividad o ingreso, o aquellos mensajes donde escribir la respuesta te tomará mas tiempo, tal vez porque debes obtener información de otras partes.


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