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Email como sinónimo de productividad

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Todos tenemos un correo electrónico, unos lo usamos mas que otros; pero algo es cierto, siempre nos llegan mensajes, muchos mensajes, mensajes que requieren de nuestra atención, de aqui que hay dos tipos de personas, las que leen todos los mensajes y los que ignoran todos los mensajes, es que no hay forma de tener algo intermedio.

A continuación te damos unos tips para manejar perfectamente tu correo electrónico y que este sea sinónimo de productividad para ti.

1.- Usa un cliente de correo electrónico nativo

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Cierto, todos los proveedores de correo electrónico nos dan una interfaz web, algunas veces para retener al usuario se implementan características unicamente en la interfaz web, pero algo siempre se mantiene, el poder leer y escribir mensajes.

Tener un cliente de correo de escritorio, o en el móvil/tablet tiene varios beneficios, sobre todo si usas multiples cuentas de correo.

  1. Puedes ver todos los mensajes en un mismo lugar, dejas de brincar de una pagina a otra.
  2. Puedes escribir un mensaje abriendo la aplicación, sin importar desde cual dirección quieras enviar.
  3. Algunos clientes incluyen algoritmos para detección de SPAM y cuentan con integración antivirus, lo que mejora la seguridad de tu equipo.
  4. Notificacion es  el sistema, esto te permite mantener el cliente minimizado y voltear a verlo solo cuando haya algo importante que ver.
  5. Filtros y acciones, la mayoria soporta filtros y acciones que dependiendo de un criterio pueden mandar el correo a papelera, marcarlo con etiqueta blanca (no enviar a SPAM), reenviarlo o moverlo a una carpeta.

2.- Desuscribete de todo lo que no sea necesario

A veces caemos en el juego de “mandame info”, nos interesa algo y queremos seguir teniendo información, pero de poco en poco nos llega demasiada información y cuando menos lo pensamos nuestra bandeja de entrada está llena de notificaciones, boletines u ofertas que muy probablemente no nos interesan ahora.

Desuscribirnos de todo eso que no es necesario es el primer paso a tener una bandeja de entrada limpia, esto nos ayuda a concentrarnos en los mensajes que si interesan.

3.- Limita el tamaño de tus mensajes.

Un buen mensaje de correo electrónico no requiere una novela, de hecho, considera que el recipiente posiblemente ande con poco tiempo, asi que echará un vistaso rápido a tu mensaje antes de archivarlo o mandarlo a la papelera.

Vé directo al grano: Saludo -> Proposito -> despedida.

Con esto tu mensaje será menos aburrido, directo y claro, lo que facilita la comunicación con el recipiente.

4.- Usa las reglas de tu cliente de correo.

Ya habiamos mencionado que entre los clientes de escritorio hay reglas para el filtrado. Usalas, te facilitarán mucho la vida.

Habrán mensajes que te interesa que estén ahí, pero no quieres que te estorben en la bandeja de entrada, bien, crea un folder en tu bandeja de entrada y crea una regla para que dichos mensajes se vayan ahí de forma automática. Tal vez te puedas apoyar de la dirección del correo electrónico, o algún texto en común en el cuerpo del mensaje.

5.- Establece un horario para revisar correos.

 

Salvo que tu trabajo sea directamente estar respondiendo correos, marca una hora para revisar tus correos y deja que se acumulen.  Recuerda, los correos electrónicos no son mensajes de alta prioridad, no debería importar si el recipiente lee el mensaje ahorita, dentro de 2 horas o en 2 dias; si un mensaje es urgente para eso se pueden hacer llamadas.

El correo electrónico como herramienta debe ser productivo, pero si te distrae siempre entonces deja de serlo.

Hay quienes sugieren leer el correo electrónico hasta despues de 1 hora de haber empezado a trabajar, para que tengas tiempo de ordenar tus cosas y planear tu dia. En lo particular yo lo hago temprano y en base a eso adecuo mi dia.

6.- Procura tener la bandeja de entrada sin correos.

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Una vez que haz leído un mensaje y este ya no tiene relevancia, entonces archivalo, o borralo, o mandalo a una carpeta, pero haz que desaparezca de la bandeja de entrada.

Un correo viejo en tu bandeja de entrada significa distracción al momento de revisar tus nuevos mensajes. Además, una bandeja de entrada con solo unos cuantos te permite mantener en foco que es lo que debes hacer.

Te sugiero la técnica de Inbox Zero, que a grandes rasgos es mantener la bandeja de entrada sin mensajes, excepto de aquellos que requieren algo de atención, incluso si ya lo leíste, pero si ya terminaste con el mensaje, borralo o archivalo.


 

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